Для проведения конференций, симпозиумов, деловых встреч компании арендуют помещения. Нередко для статусного мероприятия арендуют зал с почасовой оплатой.

Но кроме того, что нужно составить сценарий проведения события, нужно учесть весь ряд условий. Это поможет провести хорошую конференцию, привлечь партнеров, заявить компанию о себе, своем продукте на рынке.

Что следует учитывать

Есть ряд требований к помещению, где будет проводиться мероприятие. Следуя этому перечню, можно учесть мельчайшие детали и провести событие на высоком уровне:

● Бюджет компании. Если нужно уложиться в ограниченные средства, то придется отказаться от некоторых особенностей помещения. Исходя из этого уменьшить количество гостей или докладчиков. Можно выбрать здание, расположенное не в центре города. Но при этом не отдавать предпочтение окраинам. Туда сложно будет добраться гостям.

Компании-арендаторы нередко предлагают дополнительно маленькие перекусы. Это возможность сэкономить. Организатор получает помещение в пользование, и возможность устроить кофе-брейк гостям.

● Внешний вид зала. Поскольку конференции носят характер бизнес-встречи, научного мероприятия, то в помещении, которое подлежит аренде https://a-ces.com.ua/ru/online/ не должно быть лишних деталей. Лучше, если стены имеют спокойный нейтральный цвет. Чтобы ничто не отвлекало слушателей от тематики встречи.

Исключение составляют тренинги и семинары. Здесь допускается менее формальная обстановка. Дополнительно можно оформить помещение тематической информацией, плакатами компании, проводя параллельно рекламу.

Технические возможности помещения для конференции

Важным моментом в аренде зала является техническое обеспечение. От того, как будет предоставлена информация, зависит успех мероприятия в целом. Помещения для деловых встреч оснащаются минимальным набором техники. Перечень приборов следует уточнить при оформлении договора. Нередко за дополнительное оборудование потребуется доплатить.

Организаторы могут привезти свою технику, но ее уровня не всегда достаточно, чтобы провести мероприятие. Поэтому лучше воспользоваться арендованной техникой. В чем заключается ее преимущество? Вот ряд причин, почему стоит арендовать устройства для технического функционала конференции:

● Высокое качество оборудования. Компании предоставляют технику, способную воспроизводить информацию четко, без перебоев. Есть ряд приборов, о которых организаторы мероприятия могут еще не знать. А ее использование упростит передачу докладов, видеоматериалов.

● Возможность исключить необходимость настройки техники. Все приборы имеют свои требования к подключению и требуют навыка работы с ними. Арендуя устройства, нет необходимости вникать в особенности работы приборов. Этим будут заниматься специалисты. Организатор только согласовывает временные промежутки включения видео, звукового оформления.

● Техобслуживание приборов. Арендатор не несет ответственности за поломку техники. Этим занимается компания, предоставляющая оборудование. В случае поломки, оперативно предоставляется новое устройство.

● Покупка дорогостоящего оборудования. Техника для конференций высокого качества стоит дорого. Если компания проводит мероприятия не часто, то приобретение техники нецелесообразно. Лучшим вариантом будет оформить аренду.

Дополнительные услуги

Кроме выбора помещения, подготовки сценария и аренды техники, есть ряд услуг, которые предоставляют для проведения конференций. Кейтеринг – это одна из таких услуг. Данный термин означает выездные обеды. Ресторан выполняет приготовление и доставку блюд. Кроме того, проводится сервировка столов и полное сопровождение проведения банкета.

Сложность блюд и периодичность перерывов устанавливается исходя из протяженности конференции и количества участников. Место, где будет проводиться трапеза, может быть в соседней комнате с залом или задании. Этот момент необходимо уточнять при оформлении аренды. Возможно, потребуется заказать пропуска, по которым гости и слушатели будут проходить в ресторан.

Если планируется банкет по окончанию конференции, то лучше выбрать ресторан. Так гости смогут отдохнуть после мероприятия, и прибыть в назначенное время на ужин. Пригласительные также следует заказать заранее. Лучше сделать их общего характера – без уточнения имен.

Преимущества аренды помещения почасово

Четко составленный план проведения мероприятия позволяет определить временные промежутки события. А значит имеет смысл заказать почасовую аренду помещения. Это позволит выбрать презентабельное помещение, и не переплачивать.

Что еще нужно знать об аренде техники

Организаторы конференций не всегда знают, какой перечень оборудования им потребуется. Полный список предоставит фирма, которая предоставляет оборудование для деловых встреч. Каждая позиция имеет описание, при необходимости сотрудники разъяснят, зачем техника нужна, какие дает возможности.

Нужно четко поставить задачи перед специалистами, чтобы они могли понять, какое оборудование в том или ином случае следует использовать. Если владельца интересуют дополнительные вопросы, не нужно стесняться их задавать.

Прежде чем сделать окончательный выбор техники, следует лично посетить зал с представителем фирмы и уточнить, где что будет расположено, для чего это нужно. Возможно потребуется трибуна, предметы мебели. Количество предметов технического оборудования определяется возможностями техники и площадью зала. Для этого производится расчет, чтобы звуковая и видео информация подавалась качественно. А каждый присутствующий мог ее услышать и увидеть.

Окончательный выбор оборудования зависит от финансовых возможностей организаторов. Но это однозначно дешевле, нежели приобретать технику и тратить средства на ее обслуживание, хранение. Сотрудники фирмы, предоставляющей оборудование для конференции, предложат оптимальный вариант соотношения качества и стоимости аренды.